Cal Newport là một trong những chuyên gia về năng suất làm việc và quản lý thời gian. Anh luôn kết thúc công việc vào 5h30 mỗi ngày và hiếm khi làm việc vào cuối tuần. Hãy nhìn những gì anh ấy làm, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy vô cùng ghen tị:
- Là giảng viên toàn thời gian tại Đại học Geogretown, giảng dạy và trao đổi với sinh viên của mình.
- Mỗi năm viết 6 (hoặc hơn) bài luận học thuật được kiểm duyệt.
- Là tác giả của 4 cuốn sách, trong đó có cuốn sách nổi tiếng “So good they can’t ignore you”, và đang hoàn thành cuốn thứ 5.
- Đã kết hôn và có 1 đứa con, anh luôn hoàn thành trách nhiệm làm chồng làm cha.
- Thường xuyên viết blog về hiệu suất làm việc và kinh nghiệm từ các chuyên gia.
Cal Newport không phải là một siêu nhân hay có một đội ngũ làm thay, anh ấy cũng chỉ là một người bình thường như bạn và tôi. Vậy làm sao để Cal có hiệu suất kinh khủng như vậy. Dưới đây là 5 bí quyết giúp anh ấy hoàn thành nhiều việc hơn và kết thúc công việc lúc 5h chiều.
Bí quyết quản lý thời gian thứ nhất: Bỏ To-do-list đi, đặt lịch cho tất cả mọi thứ
Về cơ bản thì to-do-list khá vô dụng. Chúng chỉ là bước đầu tiên thôi. Bạn cần phải đề ra thời gian trên lịch làm việc của mình. Tại sao lại vậy?
Lúc đó bạn sẽ suy nghĩ thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành được. Nó cho phép bạn làm việc trong khoảng thời gian bạn thấy hiệu quả, chứ không phải vì nó đứng vị trí đầu tiên hay thứ hai.
Việc đặt lịch ép bạn phải đối diện với thực tế rằng bạn còn bao nhiêu thời gian và việc này tốn bao nhiêu thời gian. Khi bạn nhìn vấn đề một cách toàn diện, bạn sẽ sắp xếp được công việc vào khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo hiệu quả nhất.
Các chuyên gia cũng đồng ý rằng nếu không quan tâm làm một việc hết bao lâu, bạn sẽ dễ đẩy mình vào thất bại.
Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.
Ngoài ra điều này còn giúp bạn thoát khỏi sự trì hoãn. Hạn định một khoảng thời gian cho công việc nào đó giảm thiểu mong muốn trì hoãn của bạn. Bạn sẽ không còn tốn thời gian quyết định mình sẽ làm hay không làm gì đó trong thời gian cụ thể, vì bạn đã quyết định hết rồi.
Bí quyết thứ 2: Giả định mình sẽ phải về nhà lúc 5h30, hãy sắp xếp công việc ngược lên
Bạn cần một ranh giới để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Hãy đặt thời gian là 5h30 chiều sau đó mới đặt lịch cho công việc còn lại, bạn sẽ hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình.
Cal gọi đây là “thời gian hiệu suất cố định”. Hãy cố định thời gian biểu lý tưởng của bạn, sau đó lên kế hoạch ngược về trước để đảm bảo mọi thứ phù hợp: lựa chọn công việc cẩn thận, từ chối các lời mời, biết từ chối nhờ vả không hợp lý của người khác,…
Bạn có biết vì sao bạn kiệt sức vì công việc không? Đó là vì bạn không thể kiểm soát thời gian biểu của mình.
Bí quyết thứ 3: Lên kế hoạch cho cả tuần
Bạn không thể thành người dẫn đầu nếu chỉ nhìn hôm nay mà chẳng cần biết đến ngày mai. Để thành một giảng viên, một người viết sách, người chồng người cha tốt hãy lên kế hoạch cho cả tuần.
Cal nói rằng anh biết mình sẽ làm gì mỗi giờ trong ngày, mỗi ngày trong tuần và mỗi tuần trong tháng. Bạn cảm thấy khá khó khăn, vậy Cal đã làm thế nào?
“Mỗi sáng thứ hai, tôi sẽ lên kế hoạch trong tuần cho mình. Tôi kiểm tra hòm thư, xem danh sách công việc rồi đưa ra một kế hoạch khả thi nhất cho mỗi ngày trong tuần đó. Tôi viết kế hoạch vào mail và gửi cho chính mình, nó sẽ giúp tôi nhắc nhở mình nhiều lần trong ngày.”
Các nghiên cứu cũng đánh giá rằng bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn có kế hoạch.
Bạn nghĩ rằng tôi có kế hoạch trong đầu là đủ? Thực tế thì bạn sẽ làm tốt hơn nếu kế hoạch được viết ra.
Có thời gian biểu rồi, có kế hoạch tuần rồi, nhưng bạn lại có quá nhiều việc phải làm. Vậy giải pháp là gì?
Bí quyết quản lý thứ 4: Không cần làm nhiều việc, nhưng đã làm phải xuất sắc
Bạn đang có quá nhiều thứ để làm, bạn không thể hoàn thành trong thời gian ấy. Đừng cố gắng ngồi đến 10h đêm để làm việc. Bạn nên làm ít việc đi. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết. Bạn nói “có” với quá nhiều việc.
Hãy tự hỏi “Điều gì tạo nên giá trị thực cho cuộc sống của tôi” và loại bỏ càng nhiều việc không tạo ra giá trị càng tốt.
Bạn đang nghĩ mình sẽ càng thành công nếu làm nhiều việc. Hãy làm ít việc đi, nhưng những việc đã làm thì phải làm một cách xuất sắc. Đừng việc gì cũng nhận, nếu nó không mang lại giá trị cho bạn.
Bạn cảm thấy mình không có thời gian? Thực tế thì chẳng phải. Thực tế là những công việc nhỏ nhặt vô nghĩa đang hút cạn sức lực của bạn.
Vậy làm sao để loại bỏ những việc không có giá trị?
Bí quyết thứ 5: Giảm bớt những công việc “hời hợt”, tập trung vào những công việc “sâu sắc”
Không phải công việc nào cũng có giá trị giống nhau. Cal cho rằng những người lao động trí óc thường phải đối diện với 02 loại công việc: “hời hợt” và “sâu sắc”
Công việc “hời hợt” là những thứ nhỏ nhặt như email, họp hành, chuyển thông tin,… Những thứ không thật sự sử dụng tài năng của bạn. Những công việc “sâu sắc” là những việc thúc đẩy năng lực hiện tại của bạn, tạo ra kết quả cao và cải thiện các kỹ năng.
Những người bận rộn thường không thể hoàn thành nhiều việc quan trọng bằng những người kết thúc giờ làm lúc 5 giờ chiều mỗi ngày. Họ phải làm cả đêm hay cuối tuần vì cuộc sống của họ có quá nhiều công việc “hời hợt”. Những công việc vô cùng tốn thời gian mà giá trị mang lại thấp.
Chẳng ai trở thành CEO vì họ chăm trả lời mail hơn cả. Những việc “hời hợt” giúp bạn không bị sa thải nhưng những công việc “sâu sắc” mới giúp bạn có thể thăng tiến.
Bí quyết của Cal có vẻ máy móc nhưng kết quả mang lại là bạn sẽ ít căng thẳng hơn, có nhiều thời gian cho gia đình, bạn bè và cả những thành công nữa.
